Conseils pour organiser des fichiers électroniques

Notre travail quotidien s'est très bien adapté au poste de travail électronique d'aide à l'. Aujourd'hui, nous sommes en mesure de travailler avec des documents de travail connexes exclusifs et des présentations, littéralement des milliers, simultanément et en quelques secondes. Cependant, tout comme dans le monde réel, la moustiquaire poste de travail doit lui aussi être organisées, notamment les fichiers. Vous devez planifier efficacement et de séparer spéciaux marqués-dossiers pour accueillir des graphiques, documents de travail, des présentations et des documents de communication connexes sous la forme électronique. Une fois le début des travaux d'un écran salissant et une myriade de points d'accès ne prêter à confusion, si vous en n'importe quel point dans le temps sera demandé de ratisser sur un document ancien, en l'absence d'un logiciel de sauvegarde dédié.

Il ya un certain nombre de moyens par lesquels vous pouvez organiser efficacement les fichiers électroniques et les rendre accessibles quand et comme vous le souhaitez. Gestion des fichiers non seulement réduit l'encombrement et des déchets électroniques, mais vous offre également une grande chance pour générer un back-up pour chacun des documents et des dossiers. Organisation des fichiers électroniques comprend l'enregistrement des fichiers de travail sur le disque dur, ce qui est un réseau partagé, afin de réduire le temps consacré à la «chasse». Toutefois, avant d'envisager tout ou partie des conseils de fichiers électroniques organisation, vous devez vous familiariser avec certaines fonctions de recherche intégrées.

Conseils pour organiser les fichiers électroniques:

Optimiser l'utilisation de la fonction «Documents»: Windows Vista vous donne un accès exclusif à la fonction «Mes documents» qui est essentielle dans le processus d'organisation des fichiers. Un simple clic sur «Documents» vous permet d'accéder et stocker les documents pertinents. Ensuite, vous pouvez les étiqueter en conséquence par date ou par la nature du contenu et empiler les fichiers, comme les fichiers PDF, soigneusement. Cette fonction vous permet de maintenir les sous-dossiers qui font qu'il est plus facile de générer une sauvegarde des fichiers et des dossiers.

Fichiers et dossiers individuels: Il est très important de garder un compte séparé des fichiers de travail individuels et les dossiers connexes. Cela permet d'optimiser la sauvegarde généré pour la récupération de données et le contenu d'un accès exclusif sans tracas. Vous devez adopter un schéma de nommage et de l'indice pour le stockage des fichiers et des dossiers d'effectuer une perquisition subséquente facile. Cela aide beaucoup à garder les noms des fichiers électroniques à court et facilement reconnaissable.

Séparer les dossiers de travail en cours et terminées: Vous devriez envisager de séparer le dossier de la responsabilité actuelle le passé, les tâches terminées. Un seul alphabet ou indication numérique suffira à éviter un retard inutile en essayant de trouver une tâche particulière à portée de main. Vous pourriez développer un dossier d'archivage et de générer un retour à être assuré que le contenu et les statistiques seront disponibles quand vous en avez besoin.

Adopter l'approche 3-vue: Il s'agit d'une approche communément adoptée par les bibliothèques. Dans cette approche pour les travaux liés aux besoins fichiers électroniques empilement d'être tel que vous êtes en mesure d'accéder à du «contenu», «gestionnaire de créateur ou de la tâche» et «date» en un seul clic. La mise à jour des dossiers devient plus facile de cette façon et juste en cas de suppression ou de remplacement, vous êtes capable de récupérer des fichiers supprimés et identifier le contenu de base et sous-dossiers immédiatement.

Générer une dynamique Change-System: Vous devriez idéalement générer un système d'indexation qui vous permet d'accéder à des informations précises et numérotés relativement à des documents qui ont été déplacés après leur achèvement. Un tel système de fichiers vous permet d'organiser mises à jour périodiques. Organisation des fichiers électroniques au poste de travail vous permet de garder l'encombrement ordinateur de bureau ou portable libre et prête pour un accès rapide à tous les fichiers stockés à n'importe quel moment donné. La gestion des données est un facteur important et, aujourd'hui, un certain nombre de sociétés donnent aux équipes internes mains sur la formation dans les voies et moyens d'organiser et de tenir des dossiers de manière efficace....